Dit huishoudelijk reglement is een uitwerking van artikels 3 en 4 van de Verordening Adviesraad Sociaal Domein Roerdalen 2022 en stelt nadere regels ten aanzien van het functioneren en de werkwijze van de Adviesraad Sociaal Domein.
Artikel 1 Begripsbepalingen.
Verordening: de verordening Adviesraad Sociaal Domein Roerdalen, zoals, die is ingesteld door de raad van de gemeente Roerdalen op 01 januari 2022.
Adviesraad: de Adviesraad Sociaal Domein, ingesteld op grond van de Verordening.
Dagelijks Bestuur “DB”: Dagelijks Bestuur van de Adviesraad.
Leden: personen benoemd op grond van de Verordening.
Technisch Overleg: het formele overleg tussen de gemeente en de Adviesraad Sociaal Domein op grond van de Verordening.
Artikel 2 Samenhang met de Verordening.
De bepalingen uit het Huishoudelijk Reglement moeten in samenhang worden gezien met de Verordening. Als blijkt dat het reglement strijdig is met de Verordening, prevaleert de Verordening.
Artikel 3 Naam.
De Adviesraad draagt de naam: Adviesraad Sociaal Domein Roerdalen (ASDR).
Artikel 4 Samenstelling.
Zij bestaat uit maximaal 10 leden en een onafhankelijke voorzitter.
Gestreefd wordt naar een ledenbezetting met een brede vertegenwoordiging van de verschillende doelgroepen in Roerdalen, vanuit de drie kerntaken in het Sociaal Domein: WMO, Jeugd en Participatie.
Artikel 5 Adviesraadvergadering.
1. De Adviesraad vergadert minimaal vier keer en maximaal tien keer per jaar
2. Het Dagelijks Bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) vergadert ter voorbereiding van de vergadering van de Adviesraad en het Technisch Overleg met de gemeente. Indien de Adviesraad dit nodig acht, wordt deze laatste vergadering tevens bijgewoond door één of meer andere leden van de werkgroep van de Adviesraad.
3. Leden van de Adviesraad kunnen het Dagelijks Bestuur verzoeken een punt op de agenda te plaatsen.
4. Per vergadering wordt: a. Een presentielijst ingevuld ten behoeve van de vacatievergoeding
b. Een verslag gemaakt, waarin kort het verloop van de vergadering wordt beschreven en een aparte besluitenlijst wordt opgesteld, waarin de genomen besluiten en adviezen worden vastgelegd
5. De Adviesraad kan bepaalde personen, vanwege hun deskundigheid op een bepaald terrein, verzoeken de vergadering bij te wonen als adviseur. De adviseur heeft geen stemrecht in de vergadering van de Adviesraad.
Artikel 6 Quorum.
1. Een vergadering van de Adviesraad wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de Adviesraad aanwezig is.
2. Als een vergadering, op grond van het bepaalde in het eerste lid, niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven. Deze vindt uiterlijk plaats in de derde week na de afgelaste vergadering. Deze vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal aanwezige leden. In deze tweede vergadering kunnen besluiten genomen worden, ongeacht het aantal aanwezige leden, doch alleen over onderwerpen in de oproeping tot de eerste vergadering vermeld.
3. De leden onthouden zich van deelname aan een advies- en besluitvormingsprocedure inzake keuzen, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk aangaan.
4. Besluiten in de vergadering van de Adviesraad worden genomen bij mondelinge stemming en bij gewone meerderheid (de helft plus een) van stemmen. Onthoudingen, blanco of ongeldige stemmen worden beschouwd als te zijn uitgebracht.
5. Wanneer de stemmen staken wordt het voorstel in de eerstvolgende bijeenkomst opnieuw ingeleid en in stemming gebracht. Staken de stemmen opnieuw, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
6. Verkiezing van personen geschiedt schriftelijk. Als er bij een stemming van personen geen meerderheid wordt verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen met de meeste stemmen. Indien de stemmen dan staken, beslist het lot.
7. Bij wijziging van het Huishoudelijk Reglement zijn artikel 5, lid 3 en 4 van toepassing.
Artikel 7 Openbaarheid.
1. De vergadering van de Adviesraad is openbaar. De Adviesraad kan op voorstel van het Dagelijks Bestuur besluiten (een gedeelte van) de vergadering van de Adviesraad achter gesloten deuren te houden.
2. Plaats, tijd en agenda van de vergadering van de Adviesraad worden tenminste een week voor aanvang van de vergadering op de website van de Adviesraad geplaatst, ter kennis van de lokale media (bijvoorbeeld om Omroep zes) gebracht en aan de gemeente meegedeeld. De gemeente kan deze aankondiging meenemen in hun mededelingen in de lokale pers (bijvoorbeeld Roerdalen Nu).
3. Tot een dag voor de vergadering van de Adviesraad kunnen insprekers zich melden bij de voorzitter of via de website. De voorzitter beslist of, en zo ja, hoe lang de inspreker het woord mag voeren. Weigering gebeurt gemotiveerd.
Artikel 8 Samenstelling van het dagelijks bestuur.
1. De voorzitter is als onafhankelijk benoemd door de gemeente en heeft geen stemrecht.
2. De Adviesraad kiest uit haar midden ten minste een secretaris en een penningmeester.
3. De bij 2 genoemde personen vormen samen met de voorzitter, het Dagelijks Bestuur.
4. De leden van het Dagelijks Bestuur net zoals de overige leden van de Adviesraad worden benoemd voor een periode van 4 jaar, waarna ze herbenoembaar zijn.
5. De benoeming eindigt in ieder geval bij het einde van het lidmaatschap van de Adviesraad.
6. De leden van het Dagelijks Bestuur kunnen tussentijds aftreden.
7. De Adviesraad kan plaatsvervangers aanwijzen voor de functies van secretaris, penningmeester en adjunct.
8. De Adviesraad kan bij slecht functioneren van een lid van het Dagelijks Bestuur gemotiveerd besluiten om diens functie te doen beëindigen. In het geval van de voorzitter zal ze deze bij slecht functioneren, eveneens gemotiveerd, voor ontslag worden voordragen aan de gemeente. Dit geldt voor alle leden.
Artikel 9 Vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.
Het Dagelijks Bestuur vergadert zo dikwijls als het dit nodig vindt. Het vergadert in ieder geval vóór een vergadering van de Adviesraad en het Technisch Overleg met het doel deze vergaderingen voor te bereiden.
Artikel 10 Taken van het Dagelijks Bestuur.
1. Het Dagelijks Bestuur roept regelmatig, maar tenminste viermaal en maximaal 10 keer per kalenderjaar, de leden van de Adviesraad in vergadering bijeen.
2. Onder voorbehoud van spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van het Dagelijks Bestuur, zal de oproep schriftelijk of per Email tenminste 7 dagen voor de vergadering worden toegezonden met een agenda met, zo nodig, een toelichting op de onderwerpen, die zullen worden behandeld.
3. In spoedeisende gevallen legt het Dagelijks Bestuur de leden per e-mail of telefonisch haar opvattingen voor en neemt een besluit, rekening houdend met de consultatie. Het besluit wordt in de eerstvolgende vergadering van de Adviesraad geagendeerd en verantwoord.
4. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor het uitvoeren van de besluiten van de Adviesraad.
5. Dagelijks bestuur stuurt de stukken naar de webbeheerder om de website up to date te houden.
6. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een activiteitenplan op, dat uiterlijk in de maand december van elk kalenderjaar voor behandeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de Adviesraad.
Artikel 11 Taken van de voorzitter.
1. Roept de vergadering van de ASDR bijeen (bepaald datum, tijdstip en locatie).
2. Stelt in overleg met de secretaris de agenda op voor de vergadering van de ASDR.
3. Heeft de algemene leiding van de vergaderingen (handhaven van de orde, geven van spreekrecht, schorsen en beëindigen).
4. Peilt de meningen bij stemmingsprocedures en deelt de uitslag van de stemmingen mee.
5. Heeft regelmatig overleg met de wethouder en de contactambtenaar over zaken die betrekking hebben op de ASDR en het integrale gemeentelijk beleid.
6. Is vaste woordvoerder naar buiten.
7. Is belast met het onder de aandacht brengen, aanbevelingen en uitdragen van door de ASDR geformuleerde adviezen.
8. Het ter sprake brengen van de inzet en inbreng van de leden van de adviesraad door minimaal 1x per jaar het functioneren van de adviesraad en de inzet van alle leden te evalueren. De inzet en bijdrage van de voorzitter krijgt hierbij ook de expliciete aandacht.
9. Het functioneren als sparringspartner voor de kartrekkers van de werkgroepen.
10. Het bewaken van het functioneren van een kartrekker van een werkgroep.
11. Het bewaken van de samenwerking met de beleidsmedewerkers en/of de wethouder. Als dit niet effectief verloopt is de voorzitter (in overleg met het DB) degene die actie onderneemt richting de betreffende medewerker en/of diens leidinggevende en richting de wethouder.
12. Het samen met de secretaris bewaken van de kwaliteit van de uitgaande correspondentie.
13. Bij afwezigheid van de voorzitter worden de taken overgenomen door een ander lid van het dagelijks bestuur.
Artikel 12 Taken van de secretaris.
1. Bereidt met de voorzitter de agenda van de algemene vergadering van de ASDR voor.
2. Is belast met de volgende zaken: a. Het regelen van de verslaglegging van de vergaderingen. De secretaris stuurt het verslag van de vergadering van de Adviesraad binnen drie weken na de vergadering toe aan de leden. De leden geven binnen 14 dagen na ontvangst hun reactie op de notulen welke dan, zo nodig, aangepast kunnen worden.
b. Het vergaren en verspreiden van de vergaderstukken.
c. Het verzenden van de door de ASDR geformuleerde adviezen.
d. Het voeren en verzenden van correspondentie namens de ASDR.
e. Het bijhouden van de ledenlijst van de ASDR.
f. Het beheren van het rooster van aftreden.
g. Het opstellen van het jaarverslag voor 1 april van ieder jaar.
h. Het beheren van de website van de ASDR (dit kan ev. gedelegeerd worden naar een ander lid).
De taken van de secretaris kunnen deels door een derde worden overgenomen.
Artikel 13 Het jaarverslag
1. De ASDR stelt voor 1 mei het jaarverslag over het afgelopen jaar vast.
2. Het jaarverslag bespreekt minimaal onderstaande onderwerpen: a. De activiteiten die de ASDR heeft ondernomen
b. De adviezen die de adviesraad in dat jaar heeft uitgebracht en de uitwerking daarvan
c. De samenstelling en eventueel verloop van de leden van de ASDR
d. Een financiële verantwoording
e. Opgave van lidmaatschappen, externe vertegenwoordiging om belangenverstrengeling te voorkomen
f. Conclusies van de evaluatie van het jaarverslag worden ingezet bij het verbeteren van de werkwijze van de ASDR en kan aanleiding zijn tot het bijstellen van taken en activiteiten
Artikel 14 Taken van de penningmeester.
1. De penningmeester beheert de financiële middelen van de Adviesraad. Deze middelen worden beschikbaar gesteld door de gemeente op een op naam van de gemeente geopende bankrekening. De gemeente ontvangt dagafschriften van alle mutaties van deze rekening.
2. De penningmeester verzorgt de boekhouding van de Adviesraad en de archivering daarvan.
3. De penningmeester is bevoegd tot het doen van uitgaven of het aangaan van verplichtingen binnen de door de Adviesraad goedgekeurde begroting.
4. De penningmeester stelt jaarlijks voor het volgende kalenderjaar, uiterlijk in de maand december een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan de Adviesraad.
5. De penningmeester stelt jaarlijks na afloop van het kalenderjaar een financieel verslag op voor 1 maart in verband met het opstellen van het jaarverslag.
6. De Adviesraad benoemt uit haar midden een kascontrolecommissie, die uiterlijk in de maand april de staat van inkomsten en uitgaven op hun doelmatigheid en correctheid controleert. De kascontrolecommissie bestaat uit een lid van de Adviesraad en een extern persoon en een reserve lid. Elk jaar treedt één van de leden na gedane kascontrole af en wordt vervangen door het reserve lid. Jaarlijks wordt een nieuw reserve lid benoemd.
Artikel 15 Vergoedingen.
1. De leden van de Adviesraad ontvangen een vacatiegeld waarbij er twee afzegmogelijkheden zijn (ziekte, begrafenis etc.) waarbij wel blijkt dat het betreffende lid zijn/haar taken voor de ASDR vervult. Voor het bijwonen van een vergadering van het dagelijks bestuur en/of het zo genoemde Technisch Overleg ontvangt men eveneens een vergoeding. 2. Voor elke bijgewoonde vergadering waar men namens of vanwege de Adviesraad aanwezig is, kan door het lid van de Adviesraad een kilometervergoeding worden gedeclareerd, zoals deze bij de gemeenten geldt.
3. De vergoedingen worden, indien wenselijk, jaarlijks vastgesteld in de december vergadering.
Artikel 16 Werkwijze van de Adviesraad.
1. De Adviesraad houdt zich op de hoogte van relevante zaken door het onderhouden van contacten met (groepen uit) de bevolking.
2. De ASDR kan tijdelijke of permanente werkgroepen in het leven roepen.
3. Werkgroepen bestaan uit tenminste 3 leden van de ASDR.
4. Een werkgroep maakt een eerste conceptadvies op basis van: a. Een adviesaanvraag van het college;
b. Een ongevraagd advies op basis van een opdrachtformulering van de ASDR
5. De werkgroep brengt het conceptadvies uit aan de ASDR.
6. Werkgroepen kunnen geen officieel advies uitbrengen namens de ASDR.
7. Werkgroepen regelen zelf hun vergadering en het verzamelen van de stukken en verslagen en sturen die aan de secretaris voor behandeling in de normale ASDR-vergadering.
8. De Adviesraad verzorgt zo nodig voorlichting en publiciteit rond relevante onderwerpen.
Artikel 17 Het uitbrengen van gevraagd en ongevraagd advies.
1. De Adviesraad brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Roerdalen.
2. Elk individueel lid van de ASDR heeft het recht voorstellen in te dienen tijdens de vergaderingen van de ASDR, om ongevraagd advies aan het college van B&W uit te brengen.
3. Deze voorstellen kunnen leiden tot het opstellen van een ongevraagd advies van de ASDR aan het college van B&W, mits in de plenaire vergadering van de ASDR hiervoor een gewone meerderheid (de helft plus 1) is verkregen. De gemeente (via contactpersoon sociaal domein) wordt hiervan in een vroeg stadium (richtlijn 6 weken) op de hoogte gebracht.
4. In geval van ongevraagd advies wordt in de inleiding van het advies gemotiveerd, wat de aanleiding is geweest dat de ASDR dit ongevraagde advies uitbrengt.
5. Ieder lid, dient desgevraagd, mee te werken aan een op te stellen advies. De secretaris verzameld de uitgebrachte commentaren en maakt hier een samenhangend geheel van. Na vaststelling in de Adviesraad verstuurt hij/zij deze naar B&W en laat het op de website van de Adviesraad plaatsen.
Artikel 18 Vergaderdiscipline.
1. Bij aanvang van de vergadering geeft de voorzitter de aard van de vergadering aan en gaat na, in geval van stemming, hoeveel stemmen aanwezig zijn. Er wordt vergaderd aan de hand van een van tevoren opgestelde agenda.
2. Een centraal element in het voorzitterschap is de ordehandhaving in de vergadering.
3. De orde in een vergadering kan worden verstoord door toehoorders, maar ook door een adviesraadslid. a. In het eerste geval is de voorzitter bevoegd deze ordeverstoorders en zo nodig andere toehoorders uit de vergadering te verwijderen.
b. De voorzitter is tevens bevoegd een adviesraadslid dat de orde verstoort, het woord te ontnemen, zijn inbreng in het verslag te schrappen en het adviesraadslid zo nodig te verwijderen uit de vergadering voor de rest van de vergadering.
c. Wanneer drie of meer vergaderingen ongemotiveerd niet bezocht zijn, kan de Adviesraad bij het College om ontbinding van het lidmaatschap vragen.
4. Indien een lid wegens ziekte of om andere redenen zijn taken niet kan uitvoeren voor een periode langer dan een half jaar, kan de Adviesraad het College verzoeken om een plaatsvervanger te benoemen voor de duur van de afwezigheid met overname van alle rechten en plichten van het te vervangen lid.
5. Wanneer het lid na ziekte opnieuw in staat is zijn taken te vervullen, zal hij binnen een overeen te stemmen termijn zijn plaats in de Adviesraad opnieuw innemen voor zover de betreffende zittingstermijn nog niet is verstreken.
Artikel 19 Communicatie tussen de leden
a. Hoofd communicatievorm is e-mail, waarbij rekening wordt gehouden met het gebruik van de cc-optie. Voorzitter geeft aan wie en hoe er gereageerd dient te worden. Vragen gaan altijd via de voorzitter.
b. Leden worden aan de WhatsApp groep toegevoegd, waarbij zij alleen leesrechten hebben.
c. We laten elkaar uitpraten.
d. Als iemand wordt aangesproken op zijn/haar gedrag wordt deze persoon apart genomen. Dit vindt niet plaats in de groep.
e. Er wordt niet geroddeld over elkaar. Mocht dit wel gebeuren, spreek je de ander daarop toe. Als personen onderling er niet uitkomen, kan de voorzitter er altijd bij worden betrokken.
f. Feedback wordt altijd opbouwend gegeven en met als doel om ervan te kunnen leren, niet om iemand af te vallen of aan te vallen.
g. We laten iedereen in zijn/haar waarden. Dat wil zeggen dat we verschillende meningen mogen hebben en deze ook mogen uiten zonder dat dit automatisch tot een discussie leidt.
Artikel 20 Lidmaatschap beëindiging.
1. Het lidmaatschap van de ASDR eindigt automatisch door: a. het aflopen van de zittingsperiode.
b. door overlijden.
c. door verhuizing buiten de gemeente.
d. indien zich een situatie voordoet als genoemd in artikel 6 van de Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Roerdalen 2022.
e. het college kan op aanbeveling van de ASDR het lidmaatschap van een lid beëindigen, indien het lid drie achtereenvolgende vergaderingen zonder geldige redenen verzuimt.
Artikel 21 Werving en selectie van leden.
1. De Adviesraad werft nieuwe leden voor de Adviesraad door:
a. Het verspreiden van een oproep voor kandidaten via de eigen website, Facebook, Twitter, de gemeentepagina van een huis aan huisblad.
b. Het benaderen van geschikte kandidaten met het verzoek zich als kandidaat beschikbaar te stellen.
c. Verder alle middelen, die een zo breed mogelijke werving mogelijk maken.
2. Een commissie uit de Adviesraad voert een gesprek met de kandidaten om de geschiktheid te beoordelen. Bij de keuze van de kandidaat wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met deskundigheid van de terreinen, welke het Sociaal Domein omvat.
3. Het potentiële lid wordt in de gelegenheid gesteld om een vergadering van de ASDR bij te wonen alvorens een besluit te nemen over de kandidaatstelling.
4. De commissie doet een voordracht tot benoeming aan de Adviesraad, welke de definitieve voordracht voor de kandidaat bepaalt.
5. De geselecteerde kandidaat wordt gevraagd in te stemmen met een voordracht.
6. De geselecteerde kandidaat wordt vervolgens voor benoeming voorgedragen aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 22 Vertrouwelijkheid.
De leden van de Adviesraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
Artikel 23 Slotbepaling.
1. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur.
2. Een afschrift van het reglement wordt aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Roerdalen ter kennisgeving aangeboden.
3. Het lidmaatschap van de ASDR betekent dat er ingestemd wordt met het huishoudelijk regelement.
4. Nieuwe leden van de ASDR ontvangen in elk geval: a. De Verordening Adviesraad Sociaal Domein
b. Het huishoudelijk reglement
c. Informatie over de onkostenvergoeding
d. De ledenlijst van de ASDR
e. Het meest recente jaarverslag van de ASDR
Inwerkingtreding van het huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement ASDR 2024 is besproken en vastgesteld in de vergadering van de ASDR d.d. 14-10-2024
2. Het huishoudelijk reglement treedt in werking op 01 jan 2025
3. Met de inwerkingtreding vervallen alle eerdere huishoudelijke reglementen van de ASDR Roerdalen.
4. Het huishoudelijk reglement is, overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 van de Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Roerdalen 2022, goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in haar vergadering van xx maand 20XX
Bij wijziging van de Verordening zal de Adviesraad het Huishoudelijk Reglement aanpassen.